Sie wurden mit der Aufgabe betraut, eine Geschäftskonferenz zu organisieren? In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie eine Konferenz erfolgreich organisieren können.
Wählen Sie ein Thema.
Was ist das Hauptthema der Konferenz? Könnten Sie es zu einem Motto machen? Sie sollten sich bemühen, es einprägsam zu gestalten, ohne in Klischees zu verfallen. Ihre Vortragenden sollten in der Lage sein, die Botschaft des Themas zu diskutieren, und das Thema selbst sollte verbindend wirken. Das Bühnenbild, die Broschüren und andere Elemente können dann um dieses spezielle Thema herum organisiert werden.
Ein Budget aufstellen
Sie müssen sich über die Kosten des Treffens im Klaren sein. Sie müssen die Kosten berechnen, z. B. für die Anmietung von Räumlichkeiten, die Bezahlung der Redner, den Druck von Broschüren, die Bestellung eines Caterers und andere Ausgaben. Einige Redner möchten vielleicht auch, dass ihre Hotel- und Reisekosten gedeckt werden. Legen Sie auf den von Ihnen veranschlagten Preis noch etwas drauf. Es wird unweigerlich zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, daher ist es besser, zu viel als zu wenig zu veranschlagen.
Stellen Sie ein Team zusammen
Eine Geschäftskonferenz kann nicht von einer einzelnen Person organisiert werden. Sie erfordert die Hilfe einer Gruppe von Personen. Um einen reibungslosen Ablauf der Konferenz zu gewährleisten, müssen Sie sich mit den bestmöglichen Mitarbeitern umgeben. Je nach den Hauptstärken der einzelnen Personen sollten Sie die Aufgaben verteilen. Achten Sie aber darauf, dass Sie selbst die Nachbereitung übernehmen. Da Sie die Veranstaltung geplant haben, haben Sie eine wichtige Rolle zu spielen. Halten Sie während des gesamten Prozesses Kommunikationslinien offen, um sicherzustellen, dass niemand übergangen wird.
Finden Sie Sponsoren und Finanzierungen
Suchen Sie nach Unternehmen, die davon profitieren würden, wenn ihr Name während der Konferenz bekannt würde. Finden Sie außerdem heraus, ob es geeignete Zuschüsse gibt, die helfen könnten, die Kosten für die Durchführung der Konferenz zu senken. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das sich das leisten kann, oder wenn Sie es selbst bezahlen, ist dieser Schritt optional.
Wählen Sie ein Datum
Es kann sein, dass Sie dazu Nachforschungen anstellen müssen. Dies sollte nicht zu schnell geschehen, nachdem Sie den Prozess eingeleitet haben. Dadurch bleibt nicht genug Zeit für die Planung, und die Leute haben vielleicht schon andere Pläne. Soweit möglich, platzieren Sie sie. Außerdem sollten Sie bestätigen, dass in der Region keine gleichzeitigen Veranstaltungen stattfinden. Diese könnten die Menschenmenge, die Sie anlocken wollen, erschöpfen.
Erhalten Sie den Ort
Sie entscheiden sich für eine Uhrzeit für Ihr Treffen. Nun möchten Sie den idealen Ort für Ihre Konferenz finden. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, was zugänglich ist, sollten Sie frühzeitig damit beginnen, das Wort darüber zu verbreiten. Das schlimmste Szenario ist, dass Sie einen fantastischen Ort im Kopf haben und dann feststellen, dass er nicht offen ist. Das kann zu Problemen führen und Sie könnten sich an einem Ort wiederfinden, der nicht optimal ist.
Bestellen Sie bei Bedarf einen Caterer
Sie möchten, dass alle Teilnehmer Ihrer Geschäftskonferenz während ihres Aufenthalts eine gute Zeit haben. Sie mit gesunden Mahlzeiten zu versorgen, ist eine Möglichkeit, sie glücklich zu machen. Hungrige Teilnehmer konzentrieren sich manchmal mehr auf ihren leeren Bauch als auf den Redner. Bieten Sie Optionen für diejenigen an, die möglicherweise gewisse Einschränkungen bei der Ernährung haben. Auf diese Weise wird die Aufmerksamkeit auf die Redner gelenkt.
Stellen Sie Ihre Referenten auf.
Der wichtigste Teil der Konferenz findet jetzt statt. Sie wollen fesselnde Redner, die die Aufmerksamkeit der Menge auf sich ziehen und die Schlüsselideen Ihrer Konferenz unterstreichen. Beliebte Redner werden ihren Terminkalender schon Monate im Voraus reserviert haben, versuchen Sie also, sie so früh wie möglich zu buchen. Sie wollen einen Redner nicht verpassen, weil Sie ihn oder seinen Agenten zu spät kontaktiert haben. Wenn die Veranstaltung näher rückt, können Sie sich dann entspannt zurücklehnen.
Erstellen Sie eine Teilnehmerliste
Sie brauchen Teilnehmer für die Konferenz. Beginnen Sie damit, Personen anzumelden und die Nachricht zu verbreiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Server robust ist. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, dass sich die Leute aufgrund eines Serverausfalls nicht anmelden können. Sie werden danach wahrscheinlich nicht mehr versuchen, sich erneut anzumelden.
Werben Sie jetzt für Ihre Konferenz
Dank der weit verbreiteten Nutzung sozialer Medien hat sich dieser Teil erheblich vereinfacht. Sie können eine Vielzahl von Plattformen nutzen, und das sollten Sie auch tun. Wann immer Sie können, machen Sie Ihre Konferenz mit Texten und Videos bekannt. Seien Sie so einfallsreich, wie Sie wollen.
Dies sind nur einige Methoden, um eine Geschäftskonferenz zu organisieren. Wenn Sie diese Schritte befolgen, sollten Sie eine erfolgreiche Konferenz haben, die Sie vor Ihren Augen ablaufen sehen können.
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